さまざまな「記録」をどのように管理するか？​

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診査診断を極めたい先生方は特に資料採りをしっかりされていて、

記録という点では他の医院様よりもずっと多くの情報をしっかりと管理されていると思います。

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先生方とお話ししていると、よく記録の話題になるのですが、

「これらの記録をどのように管理されてますか？」

と質問すると、ほとんどの方がそれぞれのPC（ハードディスクやクラウド管理）で

独自管理をされているとおっしゃいます。

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「インプラントのある症例がどの患者さんのものだったか、どのように探し出しますか？」

と質問すると、多くの先生は「自分で覚えているからすぐ探し出せる」とおっしゃいます。
 

これは記憶に頼って管理している証拠で、
そのうち「あれどこだっけ？誰だっけ？」ということになり、

実はそこに多くの時間を割くことになってしまいます。

動画で残すことの重要性

 

 

 

さて、次にあげる記録を「動画」で残している方はいらっしゃいますか？

開閉口
フードテスト
摂食嚥下
顔貌
マイクロ

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おそらく半数以上の方々は、マイクロは残していらっしゃるのではないかと思います。

それでは、管理の仕方はどうでしょうか？何百万もするような高価なシステムを使っていらっしゃいますか？

 

次に、顏貌はどうでしょう。

顏貌を写真で撮って、画像として残すことは結構多いのではないでしょうか？

　　　　　　　　　　　　ドクター 「それでは、笑ってください」

　　　　　　　　　　　　患者さん「...」

　　　　　　　　　　　　ドクター「もっと笑って」「はい、撮りますよー」　　　　　　　　

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このような感じで、一瞬を切り取って記録に残す画像だと、

患者さんが無理に作った不自然な笑顔の写真をサンプルに残すことになってしまいます。

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一方で、実はアメリカでは、顏貌を画像ではなく動画で残すドクターが多いそうです。

 

なぜ顏貌を動画で残すのか？

それは、笑顔をはじめ、患者さんの自然な表情に似合う前歯部のあり方をチェックするためだそうです。

他にも、義歯のフードテストや、舌の位置を確認するための飲み込みチェックなど、

今歯科業界では、様々な記録を動画で残すようになっています。

動画の「保存・管理」という壁​

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歯科医師である限り、皆さん、機能と形態を意識して診療されていることと思います。

形態については色々な考え方があるかもしれませんが、

少なくとも、機能の記録は動画でしか残せないと言われています。
 

それに気がついた歯科医院は、どんどん動画で記録を残すようになってきていますが、

動画で記録を残すようになってすぐにぶち当たる壁があります。

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それが、保存・管理の壁です。

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動画って、1ファイルで数十MBを超えてしまったりしますよね。
あっという間にものすごいデータ量になって、どうやって管理したらいいのか、

皆さん困ってしまうというのが現状です。

クラウドでうまく管理しているつもりでも、いざ探し出す時は、

先生方の記憶を辿って見つけているという状況も、実は深刻な問題です。

 

私たちのシステム「Apotool & Box 」には、現在、この動画や画像の管理機能が標準搭載されています。

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​その機能が、この「メディカルBOX」です。

ですので、既にApotool & Box をご契約いただいている先生方は、

いつでも「メディカルBOX」で動画管理をスタートしていただける環境にあります。
保管データは、10MBまでは無料ですので、是非使い倒してください。

　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　で管理できるメリット

 

 

Apotool & Box でこれらを管理できると、

患者さんの通院履歴や治療内容をはじめとした、患者情報と結びつけることができるだけでなく、

必要に応じて、患者さんと画像や動画を相互にシェアすることもできます。

さらに、Apotool & Box はクラウドなので、先生方の間で、いつでも、どこでも、

「この症例どう思う？」というようなやりとりがしやすいのです。

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もちろん、保存したデータはタグで管理できるので、

「インプラント」、「前歯部」、などのキーワード検索すれば、すぐに対象者を絞り込むことができ、

思い出すのに時間をかけることも少なくなります。

​スタッフのモチベーションもアップ

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次に、動画の副産物ですが、実際にメディカルBOXをご利用いただいている医院様から、

このようなお声をいただきました。

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フードテストで、「噛めた！」という瞬間の患者さんの嬉しそうな表情が

はっきりとそこに残るので、それを見た他のスタッフも

「自分たちの仕事がこんなに患者さんを幸せにするんだ！患者さんに貢献するんだ！」

と実感して、より一層仕事に積極的に取り組むようになった、という嬉しいお声です。

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その場で患者さんの表情を見られる人は、

その嬉しい瞬間を患者さんと共有し、記憶に残すことができますが、

その場にいないスタッフには口頭で伝えるしかありません。
このような場面も動画があれば、しっかりと皆に伝えることができて、

モチベーションにもつながるのですね。

時間の有効活用

 

 

人は、1日でどのくらいの時間を「探す」という動作に費やしていると思いますか？

 

それは、大体1時間だと言われています。

これには情報を探す時間も含まれると思いますが、ものすごくもったいないと思いませんか？
1ヶ月で30時間を無駄にしているということになります。

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システムの良さは、その「探す」時間をぐっとコンパクトにすることにあるとも言われており、

たった30年前と比べても、私たちはとても有効に時間を使えるようになっています。
自分の記憶に頼って仕事をするのではなく、効率化できるところは効率化して、

時間の使い方を変えていくことが非常に重要になってきています。